Privacybeleid

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens we verwerken als je onze website lena.casa bezoekt, bij ons reserveert, een cadeaubon koopt, een groepsaanvraag doet, solliciteert of contact met ons opneemt. We leggen uit waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie verantwoordelijk is

De verwerkingsverantwoordelijke is WK Hospitality B.V., Kerkplein 9, 1811 KL Alkmaar, Nederland (KvK 99429357). Lena is een handelsnaam van WK Hospitality B.V.

Heb je een vraag over je gegevens, of wil je een van je rechten uitoefenen? Mail naar [email protected] of bel +31 72 792 0063.

Welke gegevens we verwerken

Om de website te lezen hoef je niets met ons te delen. We verwerken gegevens die je zelf aan ons geeft, en in beperkte mate technische gegevens die ontstaan als je de website gebruikt.

Websitebezoek

Bij elk bezoek verwerken onze hostingpartij en Cloudflare technische gegevens die nodig zijn om de website te tonen en te beveiligen: je IP-adres, het type browser en apparaat, de opgevraagde pagina en het tijdstip. Deze gegevens gebruiken we niet om je te herkennen of te volgen.

Statistieken over websitegebruik

We gebruiken Umami, een statistiekendienst die we zelf hosten, om te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Umami werkt zonder cookies en volgt je niet over andere websites. We leggen vast:

• welke pagina’s worden bekeken, via welke website je binnenkwam, je browser, besturingssysteem, soort apparaat, schermformaat en taal;
• een globale locatie (land, regio en stad), afgeleid van je IP-adres. Je IP-adres zelf wordt niet opgeslagen;
• hoe snel pagina’s laden en of er op een pagina een technische fout optreedt (alleen de eerste regel van de foutmelding);
• welke knoppen en links worden gebruikt: bellen, mailen, routebeschrijving, onze Instagram- en Facebookpagina, het openen van de reserveringswidget en van de cadeaubonnenwidget, en het terugkomen van de betaalpagina voor cadeaubonnen;
• dat een reservering, groepsaanvraag, sollicitatie of cadeaubonaankoop is afgerond. Bij een reservering noteren we het aantal gasten, de gekozen service en via welke weg je bij ons kwam; bij een groepsaanvraag het aantal gasten; bij een cadeaubon het bedrag en de valuta.

Bij deze statistieken staan geen namen, e-mailadressen, telefoonnummers of andere gegevens waarmee we je kunnen herkennen. Ze blijven op onze eigen server en gaan nooit naar een advertentienetwerk. Wil je niet meetellen? Weiger de statistieken in de melding die je bij je eerste bezoek ziet. Je kunt die melding altijd opnieuw openen via “Cookie-informatie” onderaan elke pagina.

Reserveringen

Reserveren gaat via de widget van Guestplan. Je vult daarin je naam, e-mailadres, telefoonnummer, de datum, het tijdstip, het aantal personen en eventuele opmerkingen in. Guestplan ontvangt deze gegevens rechtstreeks en beheert de reservering namens ons. We vragen geen aanbetaling.

Cadeaubonnen

Cadeaubonnen koop je via Gifty. Je bestelgegevens, zoals je naam en e-mailadres, en je betaling worden door Gifty en de betaalprovider van Gifty verwerkt. Je betaalgegevens komen nooit bij ons terecht. Wij ontvangen de gegevens die nodig zijn om de cadeaubon te leveren en in te wisselen.

Groepsaanvragen

Vraag je een groepsreservering of een van onze ruimtes aan, dan verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, het aantal gasten, de gewenste datum, de gekozen ruimte of mogelijkheid en je bericht.

Sollicitaties

Solliciteer je via de website, dan verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je motivatie, de taal waarin je solliciteert en je cv als je dat meestuurt. Om het formulier te beschermen tegen spam controleert Cloudflare Turnstile of je een mens bent; daarbij worden technische gegevens zoals je IP-adres en browserkenmerken verwerkt.

Contact per e-mail of telefoon

Mail of bel je ons, dan verwerken we je contactgegevens en wat je ons vertelt, zodat we je kunnen helpen.

Allergieën en andere gevoelige gegevens

In opmerkingen of berichten kun je ons laten weten dat je een allergie, intolerantie of dieetwens hebt. Dat zijn gegevens over je gezondheid, een bijzondere categorie persoonsgegevens. We gebruiken ze alleen om je bezoek veilig en passend te laten verlopen, en alleen omdat je ze zelf aan ons geeft. Houd het bij wat we moeten weten, bijvoorbeeld: “notenallergie”.

Waarom we je gegevens gebruiken, en op welke grondslag

• Reserveringen en groepsaanvragen afhandelen: contact met je opnemen, afspraken maken, bevestigen, wijzigen of annuleren. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst of stappen die we op jouw verzoek zetten voordat we er een sluiten (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Cadeaubonnen leveren en inwisselen. Grondslag: de uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).
• Sollicitaties beoordelen en contact met je houden over de functie. Grondslag: je toestemming, die je geeft bij het versturen van het formulier en altijd kunt intrekken (artikel 6 lid 1 sub a AVG).
• Vragen beantwoorden die je per e-mail of telefoon stelt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn voor gasten (artikel 6 lid 1 sub f AVG), of de uitvoering van een overeenkomst als je vraag daarover gaat.
• De website laten werken en beveiligen, en misbruik zoals spam tegengaan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Met anonieme statistieken begrijpen hoe de website wordt gebruikt en waar hij beter kan. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Je kunt hier altijd bezwaar tegen maken door de statistieken te weigeren.
• Allergieën en dieetwensen gebruiken voor je bezoek. Grondslag: je uitdrukkelijke toestemming, doordat je ze zelf aan ons doorgeeft (artikel 9 lid 2 sub a AVG).
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht voor onze administratie. Grondslag: een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

We gebruiken je gegevens niet voor marketing zonder dat je daarom vraagt, we verkopen ze niet, we maken geen profielen van je en we nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

Met wie we je gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben. Deze partijen verwerken je gegevens in opdracht van ons en mogen ze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

• Guestplan (eTender B.V.): ons reserveringssysteem. Guestplan ontvangt de gegevens die je bij het reserveren invult en stuurt je de bevestiging en eventuele berichten over je reservering.
• Gifty: de verkoop en afhandeling van cadeaubonnen, inclusief de betaling.
• OVHcloud: de hosting van deze website, de database, onze statistieken (Umami) en de back-ups.
• Cloudflare: levert de website snel en veilig aan je browser, beschermt hem tegen aanvallen, controleert het sollicitatieformulier op spam (Turnstile) en host het systeem waarin we groepsaanvragen en sollicitaties behandelen, inclusief meegestuurde cv’s.

Groepsaanvragen en sollicitaties bewaren we niet op de website zelf. Bij het versturen gaan ze rechtstreeks naar ons eigen systeem voor groepsaanvragen en sollicitaties, dat alleen voor ons team toegankelijk is.

Al deze partijen verwerken je gegevens binnen de Europese Unie. We geven geen persoonsgegevens door aan landen buiten de EU.

Als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld bij een verzoek van de politie of de Belastingdienst, kunnen we gegevens aan een overheidsinstantie verstrekken.

Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst zelf geen trackingcookies en geen advertentiecookies. Wat er wel in je browser terechtkomt:

• Je keuze over de statistieken, die we in de lokale opslag van je browser bewaren (onder de naam “lena.analytics”), zodat we je niet bij elk bezoek opnieuw hoeven te vragen.
• Functionele cookies of browseropslag van Guestplan (de reserveringswidget laadt op elke pagina) en van Gifty (op de cadeaubonnenpagina), die hun diensten nodig hebben om te werken, bijvoorbeeld om een reservering of bestelling vast te houden terwijl je die invult.
• Mogelijk een strikt noodzakelijke beveiligingscookie van Cloudflare, die onderscheid maakt tussen bezoekers en geautomatiseerd verkeer.

Klik je door naar onze pagina’s op Instagram of Facebook, of naar Google Maps voor een routebeschrijving, dan verlaat je onze website. Vanaf dat moment gelden de privacyregels van die diensten.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen:

• Groepsaanvragen: tot 12 maanden na ons laatste contact over de aanvraag. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Sollicitaties en cv’s: tot 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond. Een sollicitatie waarop we niet hebben gereageerd, verwijderen we uiterlijk 90 dagen na ontvangst. Dit gebeurt automatisch.
• Reserveringen: zo lang als nodig is voor je bezoek en de afhandeling daarvan, en daarna maximaal 12 maanden, voor vragen en eventuele klachten.
• Correspondentie per e-mail: tot 24 maanden na ons laatste contact.
• Statistieken over websitegebruik: tot 12 maanden.
• Technische serverlogs: kort, voor beveiliging en het oplossen van storingen.
• Back-ups: 7 dagen; daarna worden ze overschreven.
• Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals onze financiële administratie: 7 jaar.

Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om ons te vragen:

• om inzage in de gegevens die we van je hebben;
• om onjuiste gegevens te corrigeren;
• om je gegevens te verwijderen;
• om minder met je gegevens te doen (beperking van de verwerking);
• om je gegevens aan jou of aan een andere partij over te dragen;
• om te stoppen met een verwerking die we baseren op ons gerechtvaardigd belang (bezwaar).

Heb je toestemming gegeven, bijvoorbeeld bij een sollicitatie, dan kun je die altijd intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor wat we vóór het intrekken met je gegevens deden.

Een verzoek stuur je naar [email protected]. We kunnen je vragen om aan te tonen dat het om jouw gegevens gaat, zodat we ze niet aan de verkeerde persoon geven. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of krijgen we er veel, dan kan dat maximaal twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens of je verzoek omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Jongeren

Ben je jonger dan 16 jaar? Vraag dan een ouder of verzorger om toestemming voordat je ons persoonsgegevens stuurt, bijvoorbeeld bij een sollicitatie.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Alle verbindingen met de website zijn versleuteld (HTTPS), alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben kunnen erbij, cv’s staan op een plek die niet openbaar bereikbaar is, en gegevens die hun bewaartermijn hebben bereikt worden automatisch verwijderd.

Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan als onze website, onze diensten of de wet veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina; de datum hieronder laat zien wanneer we het voor het laatst hebben gewijzigd.